Informace o zpracování osobních údajů
Společnost DONATI LEGAL s.r.o., IČO: 174 17 635, se sídlem Lomnického 1705/7, Nusle, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedené Městským soudem v Praze pod sp.zn. C 371397, e-mail: info@donati-legal.cz (dále jen „Společnost“) tímto v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen “Nařízení“), bychom rády informovaly všechny své klienty a obchodní partnery, pakliže jsou fyzickými osobami (dále jen “Subjekty údajů“) o zpracování jejich osobních údajů.
Tyto Zásady zpracování osobních údajů se vztahují na
(i) zpracování osobních údajů prováděné Společností během Vašeho používání webových stránek https://www.donati-legal.cz/,
(ii) zpracování osobních údajů prováděné Společností během komunikace s Vámi prostřednictvím e-mailu či telefonu,
(iii) zpracování osobních údajů ze strany Společnosti během trvání obchodního vztahu s klienty a dodavateli,
(iv) zpracování osobních údajů při plnění právních povinností Společnosti a na
(v) zpracování osobních údajů, jež je nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti.
Tyto informace se však netýkají osobních údajů právnických osob, včetně názvu, právní formy a kontaktních údajů právnické osoby.
Druhy a zdroje osobních údajů, které Společnost zpracovává
Společnost tímto poučuje Subjekty údajů, že ve vztahu k nim jsou zpracovávány zejména následující druhy osobních údajů:
a) identifikační a kontaktní údaje;
b) fakturační údaje;
c) platební údaje;
d) údaje o podnikatelské činnosti (zejména údaje o probíhajících/ukončených/hrozících soudních/exekučních/správních řízeních, údaje o případných trestních řízeních a trestních věcech, informace týkající se finanční situace, bankovní účet,);
e) údaje o účasti na akcích pořádaných Společností;
f) údaje ze vzájemné komunikace (ať již probíhající osobně, písemně, telefonicky či jinak).
Poskytnutí údajů a) až f) výše (alespoň v základním rozsahu) je nutné za účelem realizace smluvních povinností. Poskytnutí těchto informací je tak povinné.
Výše uvedené osobní údaje zpracovávané Společností pocházejí z těchto zdrojů:
a) údaje poskytl sám klient při uzavření smlouvy se Společností či v průběhu jejího trvání;
b) údaje pocházejí z veřejných zdrojů, seznamů a evidencí jako jsou např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, insolvenční rejstřík, soudní spis; případně
c) údaje poskytl klient na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů a zasíláním obchodních sdělení.
Jakým způsobem a za jakým účelem dochází ze strany Společnosti ke zpracovávání osobních údajů?
Ke zpracování osobních údajů ze strany Společnosti dochází jednak automatizovaně v informačních systémech a taktéž manuálně prostřednictvím svých zaměstnanců, případně zaměstnanců příjemců.
Zpracování osobních údajů je nezbytné pro realizaci smlouvy uzavřené mezi Společností a klientem, na jejímž základě dochází k plnění s tím souvisejících práv a povinnosti Společnosti i jednotlivých klientů. Společnost výše uvedené údaje nepoužívá k rozhodnutím čistě na bázi automatizovaného zpracování či profilování viz čl. 22 odst. 2 Nařízení.
Může dojít i k využití údajů i pro účely přímého marketingu (a to zejména ve formě elektronických obchodních sdělení) na základě oprávněného zájmu Společnosti. Společnost pro účely přímého marketingu využívá osobní údaje po předchozím udělení souhlasu. Proti takovému zpracování má klient možnost podat bezplatně námitku, nebo odvolat souhlas, a to písemně, sdělením zaslaným poštou na adresu sídla Společnosti, či elektronicky na e-mailovou adresu Společnosti.
Kdo jsou příjemci osobních údajů?
Pokud je tak stanoveno ve smlouvě, Společnost může identifikační údaje klienta či jeho zástupce zveřejnit na svých propagačních materiálech a dalších souvisejících dokumentech.
Společnost, v odůvodněných případech a pouze v nezbytném rozsahu, předává osobní údaje svých klientů následujícím příjemcům:
- Smluvní partneři Společnosti zajišťující běžné fungování Společnosti a realizaci smluvního vztahu Společnosti s klienty, kterými jsou především:
- poskytovatelé IT služeb;
- poskytovatelé našeho informačního systému;
- poskytovatelé poštovních služeb (zde je poskytnuto jméno a adresa klienta);
- překladatelské a marketingové agentury;
- a další poskytovatelé právních, administrativních a technických služeb, které využíváme pro zajištění plnění našich smluvních povinností vůči klientům;
- Případně jiným subjektům v situacích, kdy je poskytnutí těchto údajů Společnosti uloženo právními předpisy, nebo pokud je to nutné pro ochranu oprávněných zájmů Společnosti (např. soudům, Policii ČR aj.);
- V odůvodněných případech a opět pouze v nezbytném rozsahu může Společnost předávat osobní údaje i do zahraničí. V rámci této spolupráce může dojít k předání osobních údajů v rámci Evropské unie v souvislosti s daným soudním řízením, a to zejména při komunikaci s příslušnými soudy a úřady.
Doba po kterou dochází ke zpracování a uložení osobních údajů
Výše zmíněné osobní údaje klientů Společnost zpracovává a ukládá po dobu trvání smluvního vztahu mezi Společností a klientem. Po ukončení tohoto smluvního vztahu dochází i nadále ke zpracovávání a ukládání těchto údajů, a to po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoliv souvisejícího nároku Společnosti či jejích klientů. Po uplynutí této doby jsou osobní údaje klientů Společností zlikvidovány, ledaže bude Společnost oprávněna či povinna tyto údaje dále zpracovávat a uchovávat na základě jiného právního titulu.
Pro účely přímého marketingu prováděného na základě oprávněného zájmu Společnosti nebo souhlasu Subjektu údajů budou výše uvedené osobní údaje klientů u Společnosti uloženy po dobu 3 let od skončení smluvního vztahu, případně do odvolání souhlasu.
Dokumenty s osobními údaji klientů bude Společnost v případech, kdy jí to ukládá závazný předpis, archivovat po předepsanou dobu.
Práva klientů
Společnost tímto informuje své klienty, že dle Nařízení má každý Subjekt údajů od 4.3.2021 vůči Společnosti:
1. právo na přístup ke svým osobním údajům a právo získat kopii zpracovávaných osobních údajů (nebudou-li nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob);
2. právo na opravu či doplnění nepřesných osobních údajů, které se klienta týkají, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení; a
3. právo na výmaz svých osobních údajů, pakliže dojde k některé z následujících situací:
(a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
(b) klient odvolal souhlas, na jehož základě byly jeho osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro jejich zpracování;
(c) klient vznesl námitku proti tomu být předmětem rozhodování založeného na automatizovaném zpracování jeho osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro jejich takovéto zpracování nebo vznesl námitky proti zpracování jeho osobních údajů pro účely přímého marketingu;
(d) osobní údaje klienta byly zpracovány protiprávně;
(e) osobní údaje klienta musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;
(f) osobní údaje klienta byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti
4. právo žádat, aby Společnost omezila zpracování jeho osobních údajů v případě, že:
(a) klient popírá přesnost jeho osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Společnost mohla přesnost takových osobních údajů ověřit;
(b) zpracování je protiprávní a klient odmítá výmaz jeho osobních údajů a žádá místo toho omezení jejich použití;
(c) Společnost již osobní údaje klienta nepotřebuje pro účely zpracování, ale klient je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; a že
(d) klient vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 Nařízení, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Společnosti převažují nad oprávněnými důvody klienta;
5. právo na přenositelnost jeho osobních údajů zpracovávaných na základě souhlasu nebo smlouvy a zároveň automatizovaně;
6. právo podat bezplatnou námitku proti zpracování prováděnému na základě oprávněného zájmu Společnosti, zejména proti přímému marketingu prováděnému na základě oprávněného zájmu Společnosti;
7. právo být informován v případě, že nastalo porušení zabezpečení osobních údajů klienta, kdy je pravděpodobné, že tento případ bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob včetně klienta; a
8. právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které má pro něho právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká.
V případě jakýchkoli dotazů či nejasností ohledně nakládání Společnosti s osobními údaji klientů může klient Společnost kontaktovat písemně na adrese jejího sídla nebo na její e-mailové adrese. Klient má rovněž právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (další kontaktní údaje zde: www.uoou.cz) či k němu podat stížnost. Každý klient tímto bere na vědomí, že prostřednictvím výše uvedených informací Společnosti byl poučen o svých právech a jejich ochraně podle čl. 13 a 15 až 22 Nařízení.
